Microsoft Teamsを導入してよく質問されるのが「チームとチャネルの違い」や「チームとチャネルはどう使い分けるのか」です。まずチームとチャネルの概要や作成ポイントをあらかじめ知ってから、構成を検討されることをおすすめします。ここではチームとチャネルの概要や構成例について紹介します。

 

チームとチャネルの概要

 

共同で作業するメンバーごとに作成するのがMicrosoft Teams のチームです。

例えばチームは、作業、プロジェクトチーム、部や課といった共同作業のグループ単位で作成します。

チームはチームのメンバーだけが会話やファイルを見ることができます。

 

チャネルはチーム内をさらに整理することができるカテゴリです。チャネルはチーム内で共同作業のトピックや分野などテーマごとに作成し、チャットの内容や共有ファイルを分類することができます。

チームを作成すると標準で[一般]というチャネルが作成されますが、ユーザーは自由にチャネルを追加することができます。

 

 

チームの作成ポイント

 

Microsoft Teams は、縦割り組織を解体して機能横断型チームを促進することに優れているとしています。

 

現代のビジネスでは課題が複雑化しており、課や部署を超えた、さらには会社を超えたコラボレーションの必要性が高まっています。こうしたニーズにマッチしているのがMicrosoft Teamsです。

 

課や部署、部門、拠点ごとにチームを作るほか、部門横断的なプロジェクトやイベント、管理職などの属性やミッションが共通しているメンバーでもチームを作成していくとよいでしょう。

 

チャネルの作成ポイント

 

チャネルを作成するポイントはチーム内のチャットでディスカッションされる話題ごとに作成することです。

 

メンバー同士でチャットを行っていると、さまざまな話題を同じチャット画面で行う場合に必要なメッセージが見つけられなくなる場合があります。

 

そのためチャットの話題ごとにチャネルを作成して、分けて管理するよいでしょう。どのようなやり取りが行われているか把握しやすくなります。

 

チームやチャネルの作成例、活用例

 

組織においてどんなチームやチャネルを構成するのかよいかを検討する参考として、チームやチャネルの作成、活用の一例を以下にあげます。

 

（１）部門別にチーム、チャネルを作成する

人事
– 一般
– 採用イベント
– 会社説明会
– 採用サイト運営
– 人材育成

[一般]のチャネルでは人事部のメンバー内での日常的なコミュニケーションやお知らせについて管理します。これまではメールでやりとりしていたものもチャットに置き換えることでスムーズに情報共有ができます。そのほか採用イベントや会社説明会などプロジェクトに応じてチャネルを作成してメンバーで情報や資料を共有していくとよいでしょう。

 

（２）部門横断的なプロジェクトとしてチーム、チャネルを作成する

展示会計画
– 一般
– スケジュール
– マーケティング
– 会場
– 予算

営業部門や製品部門、技術部門、経理など部門横断的に機能しなければならないプロジェクトについては各部門のメンバーが参加するチームを作成します。チャットや資料をメンバー全員で可視化、共有できるので、様々な部門のアイディアや知識を出し合い、価値の高い仕事を進めていくことができます。

 

（３）組織全体でコミュニケーションを行うチーム、チャネルを作成する

全社共有
– 一般
– お知らせ
– 業界ニュース
– 社長より

会社全体の社員に対してコミュニケーションを行う場合にもTeamsは便利です。全社員がメンバーのチームを作成し、アナウンスが必要な情報を一斉に連絡することができます。社員に対しての伝達事項や注意喚起など、メールでは埋もれてしまう場合も、チャットならわかりやすく気軽に情報伝達が可能です。

 

（４）集合知を集積するためのチーム、チャネルを作成する

ヘルプミー
– 一般
– アイディア

自分の専門知識だけでは追い付かなかったり、調べたり会議をするには時間もかかってしまう課題に対して、社内の多様な専門家からアドバイスをもらうチーム、チャネルです。例えば、客先への課題提案にあたって、これまでは一人で考えたり、いつもと同じメンバーの知見から取り組んできました。しかしチャットで多様なメンバーの多角的な意見をもらうことで、スピーディーにかつ提案力のある提案が実現できます。

 

（５）クライアント別にチーム、チャネルを作成する

山本商事様
– 一般
– ヘルプデスク
– 問い合わせ

Teamsは社外のメンバーをゲストとしてチームのメンバーに招待し、Teamsを利用することができます。クライアントごとにチームを作成することで、取引先ともチャットや共有ファイルを利用したスムーズな情報共有が可能です。例えばヘルプデスクなど、その会社専用の窓口を設けることができるので、顧客満足度の向上も図ることができます。

 

チームやチャネルを設計する際のポイント

 

はじめてTeamsでチームやチャネルを作成する場合は、組織の各部署からメンバーを選出し、Teamsを推進していくチームを立ち上げ、どうチームやチャネルを設けるかを検討するとよいでしょう。

 

スタートとしてそのメンバーでTeamsの一つのチームを作成します。チームの中でまずはTeamsを利用してもらい、操作方法について理解してもらいます。そしてTeamsを使用する中での気づきや使用感について考えを共有します。さらに自分の会社組織でTeamsがどう活用できるのか、どう価値を生み出せるのかについてディスカッションしてもらいます。

 

そうすることで今後Teamsを活用してどうチームやチャネルを設けることがよいか見えてきます。

 

もちろん操作方法や不明点の質問に回答できるように、情報管理部門の導入推進メンバーもチームに参加し、サポートしていくことも重要です。

 

このように選抜メンバーに、実際にTeamsの中で、どうTeamsを活用するかのプロジェクトを進めることで、早期のフィードバックが得られるとともに、どうチームやチャネルを構築するかについて効果的に検討することができるでしょう。