テレワークとは？

 

これまでは決められた時間、場所、デバイスで働くことが主流でしたが、ICTの活用によりいつでもどこでもどんなデバイスでも仕事ができるようになりました。

 

このように情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用し、時間や場所の制約にとらわれない柔軟な働き方を「テレワーク」と呼んでいます。

※「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語

テレワーク協会サイト：https://japan-telework.or.jp/tw_about-2/

 

テレワークは経済産業省でも推進しているほか、厚生労働省では関連する補助金の提供を行っており、働き方改革を進めるために国をあげて推進を図っています。

 

テレワークのメリット

 

テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。

 

テレワークのメリットとしては以下のようなことが挙げられます。

 

・移動時間が少なくなる（なくなる）

・会社に集まるのではなく、好きな場所で仕事ができる

・自分のペースで仕事ができる

・カジュアルな服装を選べる

・自分の生活スタイルを大切にできる

 

テレワークのデメリット

 

テレワークを実施するにあたっては以下のような課題や問題が存在します。

 

・在宅勤務だと業務進行が把握できない

・在宅勤務だとさぼってしまうのでは

・社員の評価が難しい

・コミュニケーションに支障がある

・顔を合わせないと仕事にならない

・会議が多くて在宅勤務ができない

・情報漏洩が心配

 

総務省の調査（通信利用動向調査2016年）によると、企業においてテレワークを導入している割合は13.3％と、まだまだ導入が進んでいないのが現状です。

通信利用動向調査2016：https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/170608_1.pdf

 

上記のようなデメリットが、テレワークが企業になかなか導入が進まない原因となっているのではないでしょうか。

 

ICTツールを活用したテレワークの課題解決策とは

 

テレワークの課題解決にはICTの活用がポイントです。どう活用するのかを業務の流れに沿ってみていきましょう。

 

（１）スケジュールの共有

 

業務の始まりはスケジュールの確認です。在宅勤務だと勤務時間の管理や業務進行の把握が難しいため、スケジュールを可視化することが重要です。

 

そのため社員のスケジュールはインターネットを通じて共有し、いつでもどこでもスケジュールを把握できるようにしておきます。

 

例えばMicrosoftのOutlook予定表、Googleのカレンダーなどは組織やグループなどでスケジュールを共有することができます。

 

スケジュールには在宅勤務でも勤務時間を明確にするために、業務時間帯を設定しておくことをおすすめします。通勤がないので、ついつい時間を忘れて業務に集中してしまうことも防ぐことができます。

 

また自身の業務スケジュールをスケジュールに登録しておくことで、どんな業務をしているのかをメンバーや上司にも把握してもらえます。

 

（２）チャットツールでのコミュニケーション

 

在宅勤務では一人でパソコンに向かい、仕事をしていくため、孤独になりがちです。気軽にメンバーとコミュニケーションできることが重要になってきます。

 

そんなとき、テキストチャットが便利です。チャット形式で手軽に会話ができるため、メールや電話よりも気軽でレスポンスよく会話ができます。

 

作業中に気になったことや疑問点は気軽に相談でき、効率よく業務を進めていけます。

 

テキストチャットはテキストだけでなく、ファイルの添付も手軽にできるのでレビューの依頼などはよりスムーズにできます。

 

また、現在作業している内容をチャットに流していくことで、今何をしているのか、メンバーに把握してもらうこともできます。

 

始業のあいさつ、業務中の報連相、終業のあいさつまで、社内にいるかのようにバーチャルでメンバーとコミュニケーションできるようにすることでスムーズなテレワークにつながります。

 

チャットツールについてはslack（スラック）やchatwork(チャットワーク)、Microsft Teams(マイクロソフトチームズ)などがあります。

 

（３）ファイルの共有・共同作業

 

業務にあたって必要なファイルデータは、クラウド上で管理することがポイントです。クラウド上にファイルを管理しておけば、社外でも利用することが可能です。

 

またファイルデータはメンバーと共有できることも重要です。

 

マイクロソフトが提供するOneDriveやMicrosoft Teams、Googleが提供するGoogleDriveなどでは、クラウド上でファイルを管理・共有したり、共同編集することができます。

 

共有することで、同じファイルをメンバーで確認ができるため、進捗状況が用意に把握できます。また共同編集により、遠隔でもメンバーと分担して効率よく資料作成をすすめることも可能です。

 

このようにクラウドサーバでファイルを保管することで在宅勤務でも社内と同じように作業を進めていけます。

 

ただし、セキュリティ対策のため、クラウドサーバ上でのデータの共有範囲や、アクセスできるデバイスの管理を行うなど、社内のセキュリティポリシーと照らし合わせて運用を行なっていくことが大切です。

 

（４）Web会議の利用

 

ちょっとした相談はチャットで済むけれども、メンバーで解決しなければならない課題やアイディア出しには、会議の場を開く必要がでてきます。遠隔でも顔を見て打ち合わせがしたいときに便利なのがWeb会議です。

 

Web会議はインターネットを通じて音声や映像、データや画面などを共有し、会議を行えるシステムです。

 

Web会議を利用することで、遠隔地でもそれぞれの複数拠点から同時に会議に参加することができ、映像や音声をリアルタイムで共有することでコミュニケーションやコラボレーションが効率的に進みます。

 

Web会議は客先との商談や提案、顧客サポートなど、会議以外の場面でも活用ができます。客先への移動コストや時間の削減が期待できます。

 

このようにWeb会議を活用すると、在宅勤務でも顔を合わせて会議や商談ができるので、リアルと同じように仕事を進めていくことができます。

 

Web会議システムにはZoomやSkype、Googleのハングアウト Meet、MicrosoftTeams、V-CUBEミーティングなど様々なシステムがあります。

 

 

以上がICTを活用してテレワークの課題の解決策についてでした。ぜひICTツールを活用してテレワークを効果的に進めていきましょう。